كيف نقسم اليوم؟ وكيف نخطط بشكل فعال وجيد ؟
كيف نقسم اليوم؟ وكيف نخطط بشكل فعال وجيد ؟
نشعر أحيانا وأنت في خضم انشغالك بالعمل أن لديك كثيرا من المهام تريد أن تؤديها بصورة تسمح لك بتقسيم العمل اليومي بشكل مرضي وأن لديك كثيرا من المهام لابد من إنهائها وتتساءل في قرارت نفسك كيف يمكنك السيطرة عليها وإنجازها، ويدخل عنصر الضغط والقلق والإحباط كعنصر فاعل للتقليل من كفاءتك فإن الاستخدام الأمثل والناجح للوقت يطلب منا إدارة فاعلة للذات وتخطيط مسبق للعمل وتحديد اللأولويات ومعالجة فعالة للمقاطعات وجدولة مرئية للوقت، الناس وممارسة الأنشطة.إن القدرة الإشرافية لدى المدراء هي نقطة البداية للعمل الناجح ويساعد التخطيط الفعال للوقت هذه القدرة للبروز والظهور بشكل إنجازات مفيدة ونجد أن كثيرا من المشرفين پد فنون کثير آمن مواهبهم تحت مکاتبهم المزدحمة والمقاطعات الكثيرة والأعمال المتعددة دون إنجاز أي شيء .
إن الطريقة الفاعلة لإبراز قيمة الفائدة من التخطيط المتأني للوقت هي أن ننظر إلى الجانب المعكوس : ما هي خسارة المنظمات عندما تكون ضحية للوقت بدلا من أن نكون أسبادا له؟ فعلى سبيل المثال أي أجزاء من الخسارة أو التكاليف التي تلحق المنظمات والتي يكون سببا لها التخطيط السيء: الوقت غير المستغل، القرارات المتأخرة، الاجتماعات المفاجئة، للأجتماعات الطويلة، العملاء وسوء خدمتهم، الأرباح الضائعة للتنظيم ؟ كم يكلفنا سوء التخطيط للوقت؟
خذ دقيقة واحدة وتأمل ما يلی:
1. كيف يؤدي التخطيط السيئ للوقت إلى حدوث مشكلات في التنظيم أو يزيد من التكاليف عليه.
2. بین الحوادث أو المناسبات التي كان التخطيط السيىء للوقت سببة سلبية بخسارته.
3. صف المناسبات التي كان للتخطيط السيء للوقت أثرا على الآخرين.
إننا نحتاج كمحترفين للإدارة الوقت أن نتعلم كيف نستطيع أن نمضي أوقائنا بتخطيط سليم فالتحكم في الوقت هو الرغبة في اتخاذ المسئولية الكاملة لتخطيط فعال بحيث نبتدئ في القيام بالعمل دون توقف فعدم البدء في العمل يعنبر ترددا وعدم القدرة على تغيير الأحداث كما أن عدم الرغبة في إيقاف كثير من حوادث العمل في الوقت المناسب يعتبر إكراهة وإلزاما .
إن التحكم في الوقت هو القدرة الفاعلة على تغيير كل ما من شأنه تعطيل الأعمال التي لا يمكن من إكمال العمل على الوجه المطلوب فكثير من الحركات العشوائية في بيئة العمل تؤدي إلى الفوضى والتردد ويسبب التردد بعد مرور السنين خسارة فاضحة و كبيرة على المنظمات .
الخطوة الأولى في تخطيط الوقت هي أن تعرف ماذا تريد أن تفعل في وقتك هذا ومعنى ذلك أنك تستطيع متابعة كل الأنشطة اليومية من خلال السجل في اليوم السابق فالسجل اليومی يزودنا بأعمدة النشاط ونوع السلوك والأشخاص المعنيين وهذف النشاط .
أنواع الأسئلة التي تحتاج اللإجابة عنها في تخطيط الوقت هي:
1. ماذا تفعل ء هل سلوكنا مثمر أو غير مثمر؟
2. متي ستقوم بالعمل؟
3. كم من الوقت تستغرق حتى تقوم بالعمل؟
4. مع من تقوم بالعمل؟
5. أين وصلنا الآن؟
بعد الإجابة الدقيقة لهذه الأسئلة سيصبح لدينا معلومات وافرة تمكننا من التخطيط بأسلوب أكثر فعالية في اليوم الذي يليه وهناك سؤالا آخر يجب أن تسأل نفسك ماذا سأفعل كل يوم لإدارتي ومنظمتي؟
إذا لم يكن لدينا خطط محددة ومدروسة وأماكن معينة نذهب إليها وأشخاص نراهم فإننا بطبيعة الحال سنستيقظ في ذلك اليوم ونحن عاطلين عن العمل.
إن السجل اليومي الذي وصفناه سابقا ينبغي أن نفتح أعيننا على استخدام أمثل وأكثر فعالية للوقت إذا كان منظم اننا نعاني من مشكلات الوقت، وربما يكون لدينا طريقة جيدة نبني بها تحليل أوقائنا وهي :
1. هل نحن نقوم بما نريد فعلا أن نقوم به مستخدمين وقتنا بطريقة مثلی؟
2. ماذا يمكن أن نعمل؟
3. ماذا نأمل أن نفعل؟ هل نستفيد كليا من وقتنا بطريقة تمكننا على مضية هذا اليوم؟
وعندما لا تتحقق قدراتنا وآمالنا تزيد لدينا نسبة الإحباط في النهاية وهل تم تحقيق أهدافنا ؟ حيث إن تحقيق الأهداف لا يحدث جزافا حيث إن تحقيق النتائج يأتي من التخطيط السليم للوقت ولذا نجد أن 5٪ من الناس في مختلف أنحاء العالم ناجحون بالفعل حسب معاييرهم الشخصية ولذا يعتمد تحديد الأولويات التخطيط سليم على عاملين رئيسين هما: كيف تود أن تعمل وماذا ينبغي أن تعمل؟ فليس المهم أن تحدد الأوليات لكن المهم أن تحددها فبدونها لا يمكن أن توجد خطة عمل يومية لذا نجد أن كثيرا من العاملين عندما يصلون إلى مكاتبهم يصبحون ضحية سوء التخطيط لأنهم يتفاعلون مع أحداث خارجية بدلا من السيطرة على ما يفعلونه وعلى ما يستطيعون إنجازه .
